Adea custodia en Telde 45 kilómetros lineales de documentación de empresas e instituciones

Telde.- La compañía internacional de Ingeniería Documental Adea custodia documentación de grandes empresas e instituciones de Canarias en los más de 5.000 metros cuadrados de sus instalaciones del polígono de El Goro. Entre esos archivos existe “patrimonio histórico de las Islas que no puede perderse”, afirma su delegado en Canarias, Juan Sánchez.

 

La mitad de su espacio está ocupado, lo que se traduce en que Adea actualmente custodia 45 kilómetros lineales de información relevante de empresas e instituciones de sectores como la banca, colegios profesionales o tabaqueras en diversos soportes, almacenada en cajas donde destaca, sin duda alguna, el papel, según se detalla en un reportaje de Marta Ramos pubilicado en Canarias7.

 

Sánchez explica que la mayor parte de la información que contienen las cajas es anónima y “muy sensible”, pero asegura que en su interior existe documentación histórica: “hay documentos de 1600 o 1700 con firmas de personajes históricos de Canarias. Hablamos de que hay un patrimonio importante en estas cajas que podría reflejar cómo han evolucionado las Islas y su sociedad e incluso, en un futuro, podrían utilizarse para estudios sociológicos”, afirmó.

 

Pero en ellas existe información de cualquier índole, ya que incluso pueden contener muestras de estudios geológicos. “La situación de crisis es propicia para que las empresas eliminen el alto coste que supone almacenar en sus propias dependencias los archivos pasivos”, asegura Sánchez, quien reconoce que hasta su fichaje por la compañía desconocía que las empresas pudiesen generar “tanto papel”. En este sentido, explica Sánchez, Adea en Canarias surge como una alternativa para custodiar documentos importantes que desbordan los espacios de las empresas y que, por ende, hace que éstas se ven obligadas a “externalizarlos al carecer de espacio y acondicionamiento adecuado para conservar de manera óptima su fondo documental” que puedan necesitar en un futuro, por ello las infraestructuras de seguridad “son brutales” para evitar inundaciones, humedades, incendios, o robos.

 

La empresa se hace cargo de toda la cadena de valor en la gestión documental y el cliente “puede pedir en cualquier momento, si lo necesita, un archivo físico o digitalizado”, dice Sánchez, quien agrega que la compañía contribuye al impulso de la economía de las Islas porque “son muchos los ahorros que se generan, ya que por ejemplo, muchos de los clientes tienen locales de alto coste donde albergan sus archivos que podrían destinarse a otras actividades”, sostiene.

 

 Las nuevas instalaciones de ADEA, ampliadas a principios de 2013,  suponen 3.525 metros cuadrados, lo que eleva hasta 81 kilómetros lineales la capacidad de custodia documental de la compañía sumando sus dos instalaciones en El Goro, de esta forma, también se incrementa la capacidad de gestión de los procesos documentales en las nuevas oficinas recién inauguradas, tal y como avanzó TELDEACTUALIDAD.

  

ADEA que ofrece las mejores soluciones para la óptima gestión de los archivos documentales, está presente en Canarias desde el año 2004, donde presta sus servicios en todo el archipiélago a clientes de distintos sectores como son la Banca, Colegios profesionales, Eléctricas, así como a compañías de alimentación y tabaco.

  

La compañía ofrece soluciones en toda la cadena de valor de la gestión documental, desde los servicios de alto valor añadido, hasta los servicios tradicionales de custodia física de cualquier documento en cualquier formato y soporte.

  

Desde sus centros de Canarias, ADEA presta los siguientes servicios:

Su dilatada experiencia en el manejo y la gestión de documentación de empresa convierte a ADEA en un socio idóneo para realizar aquellos procesos que son necesarios para la correcta administración de las organizaciones empresariales y que, si bien no precisan de toma de decisión, si sirven como base necesaria para la evolución de las mismas. En ese entorno destacan la recepción y tratamiento de las comunicaciones con clientes/proveedores o la grabación de la información base en los sistemas de las diferentes compañías, adecuando la misma al contenido de los archivos físicos y mejorando así el uso del espacio físico y la información.

 

Muchas empresas canarias han logrado normalizar sus archivos y la gestión de su documentación con la ayuda de ADEA mejorando de esta forma sus costes, tanto directos (coste de archivo físico, coste de papel e impresión, etc.) como indirectos (pérdidas de documentación, coste de búsquedas de documentación infructuosas, riesgos legales, etc.).

  

ADEA cuenta con un centro de digitalización masiva de documentación en cada uno de sus centros de custodia, garantizando la conversión de documentos físicos a digitales sin tener la necesidad de mover los documentos de sus instalaciones.

  

El método ADEA Destrucción Confidencial (ADC), proporciona soluciones que reducen los tiempos en la eliminación de la información en cualquier tipo de soporte (papel, disquetes, Cd Rom, etc.).

  

ADEA cubre el ciclo completo de la internalización de la custodia documental, desde el análisis de procesos de generación y tratamiento de documentos al etiquetado de los contenedores con códigos de barras, pasando por el trasvase y referenciación de la documentación, hasta el envío al centro de custodia. A partir de ese momento, se ocupa de la grabación de contenidos de las cajas, migración de base de datos y alta de contenedores en centro de custodia. La documentación está disponible para ser consultada por las personas autorizadas a las que se les asigna un código de acceso. Los documentos se pueden entregar físicamente, de forma digital o bien ser enviados electrónicamente. Finalmente, y si así está indicado, se realiza el expurgo y destrucción certificada de documentación.

  

ADEA ofrece también toda una gama de servicios de gran utilidad como Implantación del software de gestión de archivo y digitalización, traslados organizados de archivos, insourcing, catalogación de fondos bibliográficos, así como impartición de cursos de formación en el área archivística.

Fundada en 1995, ADEA presta servicios de gestión documental a través una oferta que abarca todo el ciclo de vida de la documentación, desde su creación hasta su destrucción, pasando por la clasificación, la digitalización, la custodia física y la consulta en cada momento del mismo. ADEA presta igualmente servicios de consultoría de gestión documental a sus clientes, cubriendo desde el análisis preliminar del flujo de documentos dentro de una empresa hasta el diseño integral, implementación y mantenimiento de los procesos de gestión documental de una organización. Cuenta con instalaciones en la zona Centro, Gran Canaria y Portugal y con una plantilla cercana a los 150 empleados. En el año 2012, la compañía superó los 9,5 millones de euros de facturación.