Formación exprés para gabinetes de comunicación

En los gabinetes de prensa y gabinetes de comunicación de la administración local, la conversación sobre inteligencia artificial suele empezar en el terreno personal: alguien prueba una herramienta por su cuenta, descubre que ahorra tiempo y, de pronto, surge la pregunta incómoda de la organización. ¿Cómo pasamos de lo individual a lo institucional sin perder control editorial, cumplir con la normativa y mostrar resultados en semanas, no en años?

“Yo ya la uso a título personal, pero necesito un marco claro para trabajar como gabinete”, admite una jefa de prensa. No es una excepción. La adopción informal ha abierto camino; ahora toca ordenarla. La propuesta que gana tracción entre equipos pequeños y medianos es un itinerario de formación exprés, apoyado en pilotos de bajo riesgo y cuadros de mando que midan el retorno de forma comprensible para dirección y secretaría.

MMI Analytics ha diseñado esa transición con lógica de oficio, no de laboratorio. El punto de partida es una sesión práctica de flujo completo: nota base, conversión multipieza con microapps (imagen con rótulo, cuña de 30 segundos, vídeo corto con subtítulos y versión web), validación editorial y publicación. Nada de ejercicios ficticios. “Necesito ver mi proceso, no un tutorial genérico”, señala un responsable de prensa. En dos horas, el equipo recorre el circuito y entiende dónde la IA aporta aceleración sin tocar la firma del gabinete.

El paso siguiente es un piloto acotado de dos a cuatro semanas. Se eligen casos sin datos personales —bandos, avisos, convocatorias— y se fijan métricas de resultado: tiempos de producción, coherencia de marca, reducción de errores técnicos y señales básicas del panel “¿Funcionó mi nota de prensa?” (cobertura, evolución por franjas, menciones por tema y sentimiento 360). “Si demuestro que gano horas y mantengo la voz, el resto de argumentos caen por su peso”, resume una técnica de comunicación cultural.

La formación exprés no persigue que todo el mundo sea experto en IA, sino que cada perfil tenga un papel claro. La jefa de gabinete valida el tono y el orden de la información; el técnico de redes ajusta rótulos y subtítulos; quien coordina con áreas operativas graba o solicita cortes de voz reconocibles para anclar las piezas. “Prefiero una locución con pequeñas vacilaciones a una voz impersonal de estudio”, dice un responsable de comunicación. La microapp limpia niveles y encaja el corte real en la cuña y en el vídeo, preservando identidad institucional.

El cumplimiento se integra desde el minuto uno. El repositorio distingue activos libres, restringidos o con cesión específica; las plantillas incorporan campos obligatorios de crédito; y la plataforma registra versiones y aprobaciones sin burocratizar. “No se trata de prohibir, se trata de acotar y observar”, apunta, de forma genérica, un perfil jurídico interno. Ese encuadre sereno tranquiliza a quienes deben dar el visto bueno y evita que la formación se convierta en un catálogo de riesgos.

La resistencia más común no es técnica, es de agenda. Por eso el formato exprés alterna demostración y práctica inmediata con material propio. En la segunda sesión, el equipo vuelve con casos reales trabajados y dudas concretas. El formador corrige sobre piezas en curso, explica por qué un titular cae en el segundo rótulo del vídeo o cómo un testimonio de 18 segundos mejora la retención. “Quiero entender la causa, no solo ver una curva”, comenta un técnico de redes y web municipal.

Cuando el piloto termina, no se entrega un diploma, se entrega un informe ejecutivo. Una página con cuatro cifras y tres decisiones: horas recuperadas por pieza, porcentaje de piezas con voz real integrada, tasa de corrección posterior a publicación y una propuesta de calendario de escalado. A partir de ahí, se amplían casos (notas con más sensibilidad), se suman usuarios y se formalizan pequeñas guías internas: cuándo activar cada formato, qué duración priorizar en testimonios, cómo documentar decisiones editoriales.

La formación exprés funciona porque respeta el reparto de papeles. La IA propone, el gabinete decide. Las microapps de MMI Analytics aceleran lo repetitivo; el equipo conserva la edición fina y la responsabilidad. “No quiero que la máquina decida por mí; quiero que me ponga fácil decidir mejor y más rápido”, insiste una jefa de gabinete. La diferencia con cursos teóricos es tangible: en un mes, el gabinete no solo conoce la herramienta; ha cambiado su manera de organizar el tiempo.

El resultado es un despegue controlado. Lo personal deja de ser clandestino para convertirse en procedimiento compartido; la conversación interna pasa del “no podemos” al “podemos así”; y la rendición de cuentas deja de apoyarse en impresiones para anclarse en datos. En comunicación pública, ese giro se traduce en piezas más oportunas, más medibles y más fieles a la voz del ayuntamiento. La formación exprés no promete magia; promete oficio con minutos recuperados. Y eso, en un gabinete que vive a contrarreloj, es la condición de posibilidad de cualquier estrategia.